Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
LäsnäNyt/Maria Koski
Kollaantie 16
90140 Oulu
www.läsnänyt.fi
p.0407245126
Y-tunnus 3125537-2
2. Rekisterin nimi:
Asiakasrekisteri
3. Tietojen käyttötarkoitus - miksi tietoja kerätään?
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- ja sopimussuhteeseen. Tietoja kerätään työn käytännön toteutuksen mahdollistamiseksi, yhteydenpitämiseksi asiakkuussuhteen aikana sekä ajanvaraukseen ja siihen liittyvien muutosten mahdollistamiseksi. Tietoja tarvitaan myös palvelujen laskutuksen kohdentamiseksi oikeille asiakkaille. Tapaamisista laadittavat mahdolliset muistiinpanot ovat tarpeellisia käytännön työn suunnittelun, laadukkaan toteutuksen ja sujuvoittamisen kannalta.
4. Mitä tietoja kerätään?
Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoite ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite, jos se on tarpeen yhteydenpidon kannalta, lisäksi tiedot asiakkaan ostamasta palvelusta. Alaikäisen kohdalla huoltajan luvalla alaikäisen henkilön tarvittavat tiedot. Tapaamisista tehtävät, toiminnan ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta merkitykselliset muistiinpanot. Muistiinpanot eivät sisällä yksityiskohtaista tietoa asiakaskeskusteluista. Muistiin voidaan kirjata avainsanoja ja muistettavia, hoidettavia asioita. Neuropsykiatrisesta valmennuksesta kirjataan valmennussopimus ja asiakkaan tietojen lisäksi muun mahdollisen yhteys/tukihenkilön nimi ja puhelinnumero.
Jos kyseessä on maksusitoumus, rekisteriin tallentuvat lähettävältä taholta (maksusitoumuksen antajalta) asiakirjojen myötä saadut tiedot, kuten asiakkaan henkilötunnus ja maksusitoumuksen numero, joita tarvitaan palvelusta annetuissa lausunnoissa sekä laskutuksen yhteydessä.
5. Mistä ja miten tietoja kerätään?
Asiakkaalta itseltään häntä tavattaessa, puhelimitse tai sähköpostitse. Alaikäisen kohdalla tiedot saadaan huoltajan luvalla. Tietoja voidaan saada myös maksusitoumuksenantajalta.
6. Kenelle ja miten tietoja luovutetaan?
Asiakastietoja voidaan luovuttaa yrityksestä ulos vain asiakkaan itsensä luvalla, mielellään kirjallisella suostumuksella tai asianomaisen itse läsnä ollessa, sekä tietyin ehdoin ja perustelluista syistä:
Asiakkaalle itselleen luovutetaan häntä koskevat tiedot lain hengen mukaisesti hänen niitä kirjallisesti pyytäessä. Mahdolliset maksusitoumuksen kautta saapuneet asiakkaan asiakirjat palautetaan asiakkaalle, mieluiten henkilökohtaisesti, heti palvelun päättyessä, tai asiakkaan pyynnöstä postitse kirjeenä.
Asiakkaiden tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, eikä muille kolmansille osapuolille, joista asiakkaan kanssa ei ole ennalta erikseen sovittu.
Maksusitoumuksen antajalle asiakkaan tietoja luovutetaan ennakkoon sovitulla tavalla, joista asiakas on tietoinen.
Yrityksen kirjapidosta vastaavalle luovutetaan sovitun aikataulun mukaisesti aina lain edellyttämät ja kirjanpidon kannalta välttämättömät tiedot (esim. kopiot laskuista ja koonnit tilaajille toimitetuista palveluista), jotka voivat sisältää myös rekisteriin kuuluvia asiakastietoja, kuten esim. asiakkaan etu- ja sukunimet, kotikunta ja lähettävä taho. Asiakirjojen säilytystä ja käyttöä säätelee Suomessa kirjapitolaki.
Poliisiviranomaisen niin vaatiessa yritys on velvollinen luovuttamaan rekisteristään kaikki siltä vaaditut asiakastiedot viipymättä ja tietoturvasäännöksiä noudattaen.
7. Tietojen luovutus EU:n ja ETA:n ulkopuolelle?
Mitään yrityksen asiakasrekisteriin koottuja tietoja ei ole tarpeen siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Kuinka yrityksen käyttämät ja tallentamat asiakastiedot on suojattu?
Manuaalisesti asiakastapaamisissa kirjatut muistiinpanot kirjataan siten, etteivät ne sisällä asiakkaan tunnistetietoja ja ole näin tietojen kohteena olevaan asiakkaaseen yhdistettävissä. Nämä, kuten muutkin asiakkaista manuaaliset saadut ja kootut tiedot säilytetään yrityksessä niille erikseen varatussa lukitussa kaapissa. Kenelläkään muulla henkilöllä ei ole tähän pääsyä, kuten ei muutoinkaan yrityksen asiakasrekisterin sisältämiin tietoihin. Vain tilapäisesti asiakastietoja sisältävät asiakirjat voivat kulkea yrityksen tietosuojavastaavan hallussa esimerkiksi asiakkaan kotoa yrityksen kotiosoitteeseen, jos näin on tarpeen.
Sähköisesti laaditut ja kootut asiakastiedot sijaitsevat yrityksen asiakasrekisterissä salasanoilla vahvasti suojatuissa, kryptatuissa tiedostokansioissa tietokoneella, joka on avattavissa salasanan ja/tai sormenjälkitunnisteen kautta, ja jossa on tietoturvasäännökset täyttävät palomuuri- ja virussuojaukset. Em. tavalla suojattuja asiakastietoja ovat myös palvelut maksavien (muut kuin asiakas itse) tahojen laskutustiedot. Tiedostoista on otettu lisäksi varmuuskopiot ulkoiselle kovalevylle, joka on samoin suojattu omalla salasanallaan ja säilytetään yrityksen lukituissa tiloissa. Kaikki salasanat ovat ainoastaan yrityksen omistajan, eli asiakasrekisteristä vastaavan ja sitä ainoana henkilönä käyttävän tiedossa ja säilytetty siten, etteivät ne ole muiden tahojen saatavissa. Sähköisesti tallennetut asiakasta koskevat tiedot ja niiden varmuuskopiot poistetaan asiakasrekisteristä heti asiakassuhteen päätyttyä, ellei laki erikseen muuta edellytä. Mikäli asiakas on ohjautunut palveluun maksusitoumuksen kautta, luovutetaan tarvittavat, maksusitoumuksen myöntäjän vaatimat asiakasta koskevat tiedot ko. palvelun päättyessä sen myöntäneelle ja siten myös maksavalle taholle.
Manuaaliset asiakirjat ja muistiinpanot tuhotaan asiakirjasilppurin avulla ja mahdollisesti sähköisenä tallennetut rekisteristä poistamalla.
Yrityksen puhelimeen tallennetut asiakkaan nimi-, osoite- ja puhelinnumerotiedot ovat salasanasuojauksen sekä sormenjälkitunnisteen takana, josta vastaa yksin yrittäjä puhelimen ainoana käyttäjänä.
Yrityksen kirjanpitoa varten laissa määritellyt säilytettävät tiedot, jotka sisältävät asiakkaiden tunnistetietoja, luovutetaan kirjanpitäjälle ja säilytetään myös lain vaatima aika yrityksen lukitussa kassakaapissa / tallelokerossa. Mikäli yrityksen kirjanpitoon tulee siirrettäväksi sähköisesti tallennettuja asiakastietoja, tapahtuu niiden siirtäminen vain yrittäjän toimesta, kirjanpitäjän kanssa erikseen sovittavalla, tietoturvallisella tavalla, johon kirjanpitäjä-yritys on luotettavalla tavalla todistanut sitoutuneensa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi tarkistaa tallennetut henkilötiedot. Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Poistopyyntö käsitellään, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Epäselvissä rekisteröintiin liittyvissä asioissa pyydän asianosaisia ottamaan minuun suoraan yhteyttä, jotta asiat saadaan selvitettyä